Activity Based Management

ABM ( Activities-Based Management)

Pengertian Manajemen Berbasis Aktivitas (Activity-Based Management)

Manajemen berbasis aktivitas adalah pendekatan pengelolaan terpadu dan bersistem terhadap aktivitas dengan tujuan untuk meningkatkan cuntomer value dan laba yang dicapai dari penyediaan value tersebut. Dari definisi ini, terdapat dua frasa penting, yaitu :

1. Berfokus ke pengelolaan secara terpadu dan bersistem terhadap aktivitas. Yaitu serangkaian kegiatan yang membentuk suatu proses untuk pembuatan produk dan penyerahan jasa. Di dalam manajemen tradisional, proses pembuatan produk dan penyerahan jasa dipecah ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil, karena diyakini bahwa jika pengerjaan bagian-bagian yang lebih kecil dilaksanakan secara berkualitas dan efisien, proses pembuatan produk dan penyerahan jasa secara keseluruhan akan berkualitas dan efisien. Oleh karena itu, manajemen berbasis aktivitas berusaha memadukan kembali proses pembuatan produk dan penyerahan jasa yang telah difragmentasi dalam manajemen tradisional tersebut, dengan memfokuskan ke pengelolaan secara terpadu dan berbasis system terhadap aktivitas pembuatan produk dan penyerahan jasa.

2. Bertujuan untuk meningkatkan customer value dan laba. Tujuan manajemen berbasis aktivitas adalah untuk improvement secara berkelanjutan terhadap customer value dan penghilangan pemborosan. Dengan hilangnya pemborosan tersebut, biaya dapat berkurang dan sebagai akibatnya laba akan meningkat. Pengurangan biaya merupakan akibat dari dihilangkannya pemborosan. Pemborosan diakibatkan oleh adanya aktivitas-bukan-penambah nilai (non-value-added activity) dan aktivitas penambah nilai (value-added activity) yang tidak dilaksanakan secara efisien. Dengan demikian focus manajemen berbasis aktivitas adalah penyebab terjadinya biaya itu sendiri.

Manajemen berbasis aktivitas mencakup analisis nilai proses (process value analysis) dan penentuan biaya proses. Analisis nilai proses adalah evaluasi terhadap nilai yang dapat dihasilkan oleh suatu proses. Suatu proses terdiri dari serangkaian aktivitas untuk menghasilkan nilai bagi customer. Rangkaian aktivitas untuk menghasilkan nilai bagi customer dapat dibagi menjadi dua golongan, yaitu : aktivitas-penambah nilai dan aktivitas-bukan-penambah nilai. Penentuan biaya proses adalah perhitungan nilai sumber daya yang dikorbankan untuk menjalankan suatu proses penciptaan nilai bagi customer.

Dengan demikian manajemen aktivitas memiliki dua dimensi, yaitu : analisis terhdap nilai yang dihasilkan oleh proses (process value analysis) dan biaya yang diperlukan untuk menghasilkan nilai tersebut (activity-based costing).

Atribut yang melekat pada produk tidak secara otomatis menghasilkan value bagi customer. Melalui proses pemakaian, atribut produk menghasilkan value bagi cuntomer, jika atribut tersebut mampu memenuhi kebutuhan customer.

Proses pemakaian terdiri dari enam tahap yang disingkat dengan FATSUDS, yaitu :

1.        Find. Costomer harus menemukan lokasi untuk mendapatkan produk atau jasa yang dibutuhkan.

2.        Acquire. Kegiatan membeli mencakup pemesanan, pembayaran, pembelanjaan, pemindahan, dan pendaftaran hak milik atas produk yang dibeli.

3.        Transport. Setelah dibeli, customer mungkin perlu mengangkut produk dari tempat penjualan ke lokasi pemakaian.

4.        Store. Customer kemungkinan perlu menyimpan produk yang dibeli, sebelum waktunya dimanfaatkan.

5.        Use. Pada tahap ini customer memanfaatkan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhannya.

6.        Dispose of. Setelah dipakai, ada kemungkinan customer harus membuang sisa produk yang tidak digunakan atau produk yang sudah habis manfaatnya.

7.        Stop. Dalam masa pemakaian, ada kemungkinan customer ingin menghentikan pemakaian produk atau jasa tersebut.

Pemanfaatan Informasi Tentang Aktivitas Untuk Manajemen Berbasis Aktivitas

Dalam implementasi anggaran, manajemen berbasis aktivitas digunakan untuk mengelola sumber daya dalam merealisasikan activity sharing dan activity selection terhadap aktivitas penambaha-nilai dan activity reduction dan activity elimination terhadap aktivitas-bukan-penambah nilai yang telah direncanakan dalam anggaran. Manajemen berbasis aktivitas dalam implementasi anggaran ditujukan untuk mewujudkan cost reduction target yang ditetapkan dalam anggaran.

Dalam pemantauan terhadap implementasi anggaran, manajemen berbasis aktivitas digunakan sebagai rerangka pengukuran kinerja personel dan penyediaan informasi umpan balik bagi personel tentang keberhasilan mereka dalam melakukan improvement terhadap aktivitas yang digunakan oleh perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa bagi customer.

Maka terlihat bahwa potensi luar biasa yang dihasilkan dari pengintegrasian activity-based budgeting, activity-based management, dan activity-based cost system adalah :

1. Tersedianya informasi lengkap tentang aktivitas.

2. Dengan informasi lengkap tentang aktivitas tersebut, personel perusahaan dapat melaksanakan pengelolaan berdasarkan kekuatan fakta.

Process-Value Analysis untuk Memahami Aktivitas

Process value analysis merupakan pendekatan untuk memahami aktivitas yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa bagi customer. Process-value analysis berkaitan dengan :

1. Analisis pemacu (driver analysis)

2. Analisis aktivitas

3. Pengelolaan aktivitas

4. Pengukuran kinerja

Tujuan analisis ini adalah mencari cara untuk memaksimumkan kinerja system yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan customers.

Pemanfaatan Informasi tentang Pemacu (Driver)

Pemacu adalah penyebab timbulnya konsumsi sesuatu. Ada dua macam pemacu biaya (cost driver), yaitu :

1. Resource driver, adalah factor yang menjadi penyebab konsumsi sumber daya oleh aktivitas.

2. Activity driver, adalah factor yang menjadi penyebab timbulnya konsumsi aktivitas oleh cost object.

Analisis pemacu adalah usaha untuk mencari factor penyebab timbulnya biaya suatu aktivitas. jika penyebab timbulnya biaya telah diketahui, dapat dicari tindakan untuk melakukan improvement terhadap aktivitas.

Pemanfaatan Informasi tentang Aktivitas

            Analisis aktivitas adalah proses pengidentifikasian, penggambaran, dan evaluasi aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi. Analisis aktivitas dilaksanakan dalam empat langkah :

1. Aktivitas apa yang dikerjakan
2. Berapa orang yang terlibat dalam aktivitas tersebut
3. Waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut
4. Penaksiran value aktivitas tersebut bagi organisasi

· Aktivitas-penambah nilai. Aktivitas-penambah nilai adalah aktivitas untuk mempertahankan perusahaan tetap bertahan dalam bisnisnya.

· Aktivitas-bukan-penambah nilai. Aktivitas-bukan-penambah nilai merupakan aktivitas yang tidak diperlukan dalam menghasilkan value bagi konsumen.

Manajemen terhadap Aktivitas

            Setelah dilakukan pengidentifikasian berbagai aktivitas maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan pengelolaan aktivitas itu sendiri.Untuk tujuan ini, perlu diketahui aktivitas bukan penambahan nilai yang perlu dikurang dan dihilangkan serta aktivitas-penambah nilai yang perlu dijadikan efisien dalam pelaksanaannya.

            Dalam kegiatan manufaktur terdapat 5 golongan aktivitas-bukan-penambah nilai :

1. Pembuatan skedul
2. Pemindahan
3. Penantian
4. Inspeksi
5. Penyimpanan

Kelima golongan aktivitas tersebut merupakan aktivitas yang sebenarnya tidak menambah nilai bagi customer, sehingga dalam jangka panjang harus dihilangkan dari proses pembuatan produk.

Sistem Informasi Biaya Untuk Mendukung Manajemen Berbasis Aktivitas

Sistem informasi biaya berperan besar dalam mengukur tindakan dan hasil, serta dapat digunakan sebagai dasar untuk memberikan penghargaan kepada personel yang berprestasi. Peran ini sering kali disebut dengan akuntansi pertanggungjawaban dan merupakan alat utama bagi manajemen dalam melaksanakan fungsi pengendalian. Akuntansi pertanggungjawaban terdiri dari empat unsure utama :

1. Penetapan tanggung jawab.

2. Penentuan ukuran kinerja.

3. Evaluasi kinerja.

4. Pemberian penghargaan.

Akuntansi Pertanggungjawaban Tradisional

Sistem akuntansi pertanggungjawaban yang didesain untuk menghadapi lingkungan bisnis yang stabil disebut akuntansi pertanggungjawaban tradisional. Sistem ini didesain di masa lalu, yang digunakan dalam perusahaan-perusahaan yang pada waktu itu menghadapi lingkungan bisnis yang relative stabil. Fokus sistem akuntansi pertanggungjawaban tradisional adalah kinerja masa lalu dan digunakan untuk mengendalikan tindakan manajer.

1. Penetapan Tanggungjawab

System akuntansi pertanggungjawaban tradisional berfokus ke unit organisasi dan manajer yang bertanggungjawab atas unit organisasi tersebut. Pertama kali dibentuk pusat-pusat pertanggungjawaban, kemudian ditetapkan manajer yang bertanggungjawab atas pusat pertanggungjawaban tersebut. Tanggungjawab setiap manajer pusat pertanggungjawaban diukur dalam satuan uang (misalnya Biaya), dipantau, dihargai berdasarkan system akuntansi pertanggungjawaban.

       2. Keyakinan Dasar

Keyakinan dasar yang melandasi system akuntansi pertanggungjawaban tradisional adalah: “sumber daya dihubungkan dengan wewenang manjer dengan keyakinan bahwa dengan wewenangnya, manjer akan dapat mempengaruhi biaya yang berada di bawah wewenangnya.” Berdasarkan keyakinan ini, suatu biaya yang berada di bawah wewenang seorang manajer disebut dengan biaya (controllable cost). Di lain pihak, suatu biaya yang tidak berada di bawah wewenang manajer yang bersngkutan disebut biaya tidak terkendalikan.

3. Penentuan Ukuran KInerja

Untuk mengukur kinerja unit organisasi yang dibentuk, ditentukan ukuran kinerja. Dalam akuntansi pertanggungjawaban tradisional, anggaran dan biaya standar merupakan ukuran kinerja manajer unit organisasi yang dibentuk. Standar yang ditetapkan cenderung tidak diubah sepanjang tahun. Disamping itu, standar merupakan acuan yang harus dicapai sepanjang standar tersebut diberlakukan. Dengan demikian, Selama standar tersebut diberlakukan, tidak terdapat motivasi bagi personel untuk melakukan improvement terhadap proses untuk membuat produk.

4. Penilaian Kinerja

Kinerja diukur dengan cara membandingkan biaya sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan. Manajer yang bertanggungjawab untuk mengelola unit organisasi hanya dimintai pertanggungjawaban atas biaya yang terkendalikan melalui wewenang yang dimilikinya. Dalam system akuntansi pertanggungjawaban tradisional, manajer unit organisasi terutama dimintai pertanggungjawaban tentang biaya terkendalikan (controllable costs).

5. Pemberian Penghargaan

Dalam akuntansi pertanggungjawaban tradisional, system penghargaan didesin untuk mendorong manajer melakukan pengelolaan terhadap biaya.

Sistem Akuntansi Biaya Berbasis Aktivitas ( Activity Based Cost System)

Sistem Akuntansi Biaya Berbasis Aktivitas didesai untuk menghadapi lingkungan bisnis yang turbulen. Dalam lingkungan bisnis yang senantiasa berubah perusahaan harus melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap proses yang digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa. Sistem ini didesain untuk mendorong personel untuk melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap proses pembuatan produk dan penyerahan jasa.

1. Penetapan Tanggungjawab

Dalam menghadapi lingkungan yang turbulen, perusahaan harus senantiasa melakukan improvement terhadap proses, sehinnga hanya proses lah yang merupakan unit perubahan. Prose merupakan serangkaian aktivitas untuk mewujudkan tujuan tertentu. Terdapat dua metode untuk mengubah cara mengerjakan sesuatu yaitu :

· Process Improvement adalah peningkatan sedikit demi sedikit secara terus menerus terhadap efesiensi proses yang ada.

· Process innovation adalah perubahan secara radikal cara untuk mengerjakan sesuatu untuk menghasilkan improvement secara dramatis sebagai respon terhadap tuntutan waktu, kualitas, danefesiensi.

2. Keyakinan Dasar

Keyakinan dasar yang melandasi system akuntansi pertanggungjawaban berbasis aktivitas adalah :”Biaya ada penyebabnya dan penyebab biaya dapat dikelola (cost is caused and the causes of cost can be managed).” Berdasarkan keyakinan ini hanya dengan menghubungkan biaya ke wewenang tidaklah cukup. Untuk dapat mengendalikan biaya, disamping wewenang, personel harus memiliki fakta tentang penyebab timbulnya biaya yaitu aktifitas.

      3. Penetuan Ukuran Kinerja

Dalam system informasi biaya berbasis aktivitas, standar dipakai sebagai ukuran kinerja. Standar dalam system informasi biaya berbasi aktivitas ditentukan untuk setiap proses, bukan standar untuk unit organisasi. Standar berkaitan dengan efesiensi proses dan produktifitas keluaran proses.

4. Penilaian Kinerja

Dalam system akuntansi biaya brbasis aktivitas, kinerja diukur berdasarkan waktu, kualitas, dn efesiensi. Manajer terutam bertanggungjawab untuk mengurangi waktu yang diperlukan oleh suatu proses untuk menyerahkan keluaran kepada customer. Oleh karena itu ukuran kinerja yang penting adalah waktu siklus (cycle time) dan penyerahan tepat waktu (on time delivery). Oleh karena itu ukuran kinerja yang penting adalah waktu siklus (cycle time) dan penyerahan tepat waktu (on time delivery). Oleh karena itu ukuran kinerja yang penting adalah waktu siklus (cycle time) dan penyerahan tepat waktu (on time delivery). Ukuran kinerja lain yang penting adalah kualitas dan efesiensi. Ukuran produktivitas daan biaya ditekankan untuk mengadakan perubahan terhadap efesiensi.

5. Pemberian perhargaan

Dalam sistem informasi biaya termasuk aktivitas, sistem penghargan didesain lebih lebih komplek dibandingkan dengan yang diguanakan dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban taradisional. Individu yang diukur kinerjanya dituntut untuk bertanggung jawab terhadap kinerja tim sekaligus kinerja individu. Oleh karena penekanan diletakkan ke improvement tehadap proses, dan improvement terhadap proses hamper seluruhnya dicapai melalui usaha tim, maka penghargaan berbasis kelompok lebih cocok dibandingkan dengan penghargaan yang bersifat individual. Bonus diberikan kepada tim jika kinerja tim dapat mempertahankan semua ukuran kinerja tersebut (kos, waktu, kualitas, perputaran persediaan, produk rusak, dan waktu siklus) dan berhasil melakukan improvement pada salah satu ukuran tersebut.

Cost Management Versus Activity Management

Sistem akuntansi pertanggung jawaban tradisional menyediakan informasi akuntansi bagi manajemen untuk melakukan manajemen biaya (cost management), sedangkan sistem informasi biaya berbasis aktivitas menyediakan informasi biaya untuk memungkinkan manajemen melakukan pengelolaan aktivitas (activity management). Berikut ini diuraikan beda konsep manajemen biaya dan manajemen berbasis aktivitas yang menjelaskan efektivitas system imformasi biaya berbasis aktivitas sebagai metode pengendalian biaya.

Mindset Yang Melandasi Manajemen Berbasis Aktivitas

Mindset adalah sikap mental yang dibentuk melalui pendidikan, pengalaman, dan prasangka. Mindset memberikan peta mental yang dipakai sebagai dasar untuk bersikap dan bertindak. Manajemen berbasis aktivitas dilandasi oleh empat mindset berikut ini :

1. Cotomer value.

2. Continuous improvement.

3. Cross-functional mindset.

4. Employe empowerment mindset.